Bemærk: der kan i øjeblikket være længere leveringstid end normalt - forvent 3-6 hverdage

KURV 0
LUK

Indkøbskurven er tom

Whistleblowerpolitik

Ønsker du at lave en indberetning? Klik her.

Maxi Zoo Denmark A/S, CVR-nr. 10117224
Nærværende whistleblowerpolitik er gældende for Maxi Zoo Denmark A/S. Den er tilgængelig for enhver, såvel medarbejdere, samarbejdspartnere og leverandører samt øvrige.

Formål

Formålet med denne politik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer og dermed skabe en præventiv effekt samt undgå at væsentlige forhold ikke indberettes.

Ordningen har blandt andet som formål, at ansatte, samarbejdspartnere m.v. kan påpege og udtale sig om ulovlige eller alvorlige forhold på en tryg og sikker måde, uden at den/de pågældende personer behøver at frygte, at indberetning får negative konsekvenser for dem selv.

Først og fremmest ønsker Maxi Zoo, at problematiske forhold bliver adresseret direkte i fri og åben dialog med den nærmeste leder eller øvrig relevant medarbejder. Hvis et konkret forhold dog ikke egner sig til at blive drøftet åbent, kan indberetning, ved brug af Maxi Zoos whistleblowerordning, i stedet indgives fortroligt og uden at ens identitet afsløres.

Whistlebloweren kan frit vælge mellem at indgive indberetning til Maxi Zoos interne whistleblowerordning og den ekstern whistleblowerordning, der varetages af Datatilsynet, og som tilgås via https://whistleblower.dk/. Maxi Zoos whistleblowerordning udelukker således ikke muligheden for at indberette via eksterne kanaler som f.eks. tilsynsmyndigheder.

Maxi Zoo opfordrer til, at der i første omgang foretages indberetning til Maxi Zoos interne whistleblowerordning i alle tilfælde, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og hvor whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier.

Maxi Zoos whistleblowerenhed

Maxi Zoo Denmark A/S har etableret en whistleblowerenhed, som modtager og behandler indberetninger, og som har dialogen med en whistleblower. Whistleblowerenheden består af få betroede medarbejdere, som efter whistleblowerloven er pålagt en fortroligheds- og tavshedspligt omkring whistleblowerens identitet og oplysninger fra indberetningen, jf. herom nærmere nedenfor.

Indberetninger til Maxi Zoo Denmarks whistleblowerordning modtages i første omgang af HR Direktør Linda Ellegaard samt HR Business Partner Bettina Bauerfeld. Øvrige medlemmer af whistleblowerenheden kan inddrages i sagsbehandlingen og gøres bekendt med indberetningen efter en interessekonfliktvurdering, så det sikres, at ingen får adgang til indberetninger om sig selv.

Spørgsmål til de enkelte indberetninger eller Maxi Zoos whistleblowerordning i det hele taget kan rettes til:

Linda Ellegaard
HR Direktør
Mail: linda.ellegaard@maxizoo.dk
Telefon: +45 21837747

Whistleblowerenheden er ved whistleblowerloven underlagt en særlig fortrolighedspligt omkring identiteter på whistleblowere, indberettede personer samt øvrige personer, hvis identitet er kendt. Der gælder herudover en særlig tavshedspligt for alle øvrige oplysninger, der indgår i en indberetning.

Fortroligheds- og tavshedspligten er nærmere beskrevet nedenfor.

Beskyttelse af privatliv

Der kan foretages anonyme indberetninger til whistleblowerordningen uden at oplyse om identitet. For whistleblowere, der ønsker at være anonyme gøres der opmærksom på, at indberetningen i sig selv kan afsløre whistleblowerens identitet.

Hvis en whistleblowers identitet er kendt for Maxi Zoos whistleblowerenhed, behandles denne med fortrolighed og med respekt for tavshedspligten, der er fastsat i whistleblowerloven.

Maxi Zoo gør også opmærksom på, at hvis identiteten på en whistleblower ikke er kendt, kan mulighederne for at efterforske det indberettede forhold være begrænsede.

Alle beskeder via whistleblowerplatformen vil blive justeret stilometrisk, således at whistleblowerens ønske om anonymitet kan efterkommes bedst muligt. Systemet fjerner al tegnsætning og anvender små bogstaver til alle ord. Al kommunikation via platformen sker krypteret. Der registreres ikke IP adresser eller lokationsdata.

Yderligere informationer og oplysning om behandling af personoplysninger kan findes via dette link (engelsk).

Behandling af indberetninger kan i øvrigt afhængigt af indberetningens indhold og karakter ske med hjælp fra en ekstern part, eksempelvis en advokat eller revisor. I så fald er sådanne eksterne parter underlagt en tavshedspligt.

Oplysninger, der kan indberettes om

Maxi Zoos whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger omfattet af whistleblowerloven § 1.
Dvs. oplysninger om overtrædelse af visse dele af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser samt øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse. Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i Maxi Zoo eller indenfor Maxi Zoos ansvarssfære.

En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet, ligesom overtrædelser af accessoriske bestemmelser heller ikke er omfattet.

Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane.

Oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, som bl.a. regler om sygefravær, påklædning og oplysninger om andre personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke anses som grove overtrædelser og kan dermed ikke indberettes til Maxi Zoos whistleblowerordning. Sådanne oplysninger kan i overensstemmelse med gældende retningslinjer indgives til nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller HR afdelingen.

Det forudsættes, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.

I Bilag 1 er der angivet eksempler på alvorlige lovovertrædelser, alvorlige forhold samt oplysninger, som ikke er omfattet af whistleblowerordningen.

Indberetning af overtrædelser

Indberetning til Maxi Zoos whistleblowerordning skal ske via indberetningskanalen på Maxi Zoos hjemmeside via dette link.

Persongrupper, der kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen

Følgende persongrupper kan anvende Maxi Zoos whistleblowerordning, når den pågældende har skaffet sig adgang til oplysningerne, der indberettes, i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter:

  • Maxi Zoos ansatte, inklusive lønnede og ulønnede praktikanter
  • Selvstændigt erhvervsdrivende
  • Aktionærer og medlemmer af direktionen og bestyrelsen
  • Ansatte ved samarbejdspartnere, underleverandører og leverandører
  • Tidligere ansatte ved Maxi Zoos samarbejdspartnere, kunder, underleverandører og leverandører
  • Personer, hvis ansættelsesforhold endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger

Behandling af indberetninger

I forbindelse med modtagelsen af en indberetning vil Maxi Zoos whistleblowerenhed bekræfte modtagelsen med det samme via besked fra systemet.

Whistlebloweren kan efter eget ønske modtage et link til indberetningen. Sammen med en nøgle, som whistlebloweren selv specificerer, kan selve indberetningen samt forespørgsler relateret til indberetningen tilgås.

Maxi Zoos whistleblowerenhed vil herefter følge omhyggeligt op på indberetningen. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op.

Whistleblowerenheden vil indledningsvis tage stilling til, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist. Whistlebloweren vil få besked herom via whistleblowerplatformen. Afviste indberetninger vil ikke blive videresendt til andre kontakter. Det er således op til whistlebloweren at afgøre, om oplysningerne skal videreformidles via de almindelige kommunikationskanaler til Maxi Zoo.

Hvis indberetningen falder inden for whistleblowerlovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det indebærer bl.a., at Maxi Zoos whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i den danske organisation eller i Fressnapf koncernen. Efter omstændighederne kan det også indebære yderligere dialog med whistlebloweren.

Eksempler på opfølgning:

  • Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden
  • Orientering af virksomhedens øverste ledelse eller bestyrelse (indenfor fortrolighedspligtens rammer)
  • Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
  • Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale

Whistleblowerenheden vil indenfor tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning. Feedback gives under overholdelse af databeskyttelsesretten, og der kan derfor være oplysninger omkring opfølgningen, som ikke kan gives som del af feedbacken til whistlebloweren. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.

Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil Maxi Zoos whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.

Tavshedspligt og behandling af oplysninger

Personer, der indgår i Maxi Zoos whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne.

Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.

Maxi Zoos whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.

Indberetninger og personoplysninger relateret dertil, behandles af Maxi Zoo Danmark A/S som dataansvarlig på retsgrundlaget i Whistleblowerlovens § 22 og med henblik på at modtage og følge op på indberetninger. Behandlingen sker i overensstemmelse med behandlingsreglerne i GDPR og databeskyttelsesloven. Maxi Zoo Whistleblower-enheden kan på dette retsgrundlag behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare handlinger, i det omfang det er nødvendigt for at behandle en indberetning, der er modtaget i forbindelse med Maxi Zoo Whistleblower-ordningen.

Som led i behandlingen af indberetninger vil Maxi Zoo behandle personoplysninger, der er indeholdt i indberetningen, samt de oplysninger, der er indsamlet i forbindelse med opfølgning på indberetninger. Personoplysningerne omfatter især identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, jobbeskrivelser, beskrivelse af den indberettede hændelse, personens forhold til den indberettede person eller hændelse, oplysninger om straffesager, oplysninger om rent personlige forhold (især i tilfælde af chikane) og eventuelt følsomme oplysninger (GDPR art. 9). Opfølgningen på indberetningen kan omfatte, at andre kategorier af oplysninger også indsamles og behandles.

Oplysningerne kan vedrøre whistlebloweren, den berørte person (den indberettede person) og enhver tredjepart, der er nævnt i en indberetning, samt andre personer, der kan blive afhørt i forbindelse med opfølgningen på en indberetning.

Hvis det er relevant for opfølgningen på en indberetning, kan personoplysninger videregives til eksterne rådgivere og offentlige myndigheder, f.eks. politiet. Generelt må oplysninger fra en indberetning kun videregives, hvor det er relevant, med henblik på opfølgning på indberetningerne.

Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, videregives ikke fra whistleblowerenheden uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke. Sådanne oplysninger kan dog uden whistleblowerens samtykke videregives til politiet og andre offentlige myndigheder, når videregivelsen sker for at imødegå indberettede overtrædelser, eller med henblik på at sikre indberettede personers ret til et forsvar.

Oplysninger fra en indberetning og andre relaterede oplysninger kan, uden at tilsidesætte tavshedspligten og fortroligheden, deles af whistleblowerenheden med eksterne rådgivere som f.eks. advokater, revisorer mv.

Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

Registrerede personer har generelt en række rettigheder, når deres personoplysninger behandles. De generelle rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen (GDPR) er dog til en vis grad begrænset på grund af de fortrolighedsforpligtelser, der er pålagt i henhold til whistleblowerloven.

Rettighederne for en person, der er indberettet til whistleblowerordningen eller er nævnt i en indberetning, kan være begrænset eller udelukket. Dette gælder retten til at modtage oplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 14, og retten til indsigt i henhold til art. 15.

Hvis indberetningen er rettet mod en eller flere specifikke fysiske personer, vil disse personer i princippet blive informeret herom, dog jf. nedenstående.

Orientering gives, når indberetningen er modtaget og whistleblowerenheden begynder at følge op på indberetningen. Hvor det er hensigtsmæssigt, f.eks. af hensyn til opfølgning og efterforskning, eller hvis den indberettede persons interesse i oplysningerne findes mindre vigtig end whistleblowerens eller andre personers interesser, kan tidspunktet for briefingen udskydes, eller oplysninger kan udelades.

Informationen omfatter ikke oplysninger fra indberetningen, da denne er underlagt tavshedspligt.

Hvis informationen ikke kan finde sted uden at afsløre whistleblowerens identitet direkte eller indirekte, gives der ingen information til den indberettede person.

Da whistleblowerens identitet er beskyttet i henhold til Whistleblowerloven, videregives whistleblowerens identitet ikke til den indberettede person uden whistleblowerens samtykke.

Whistlebloweren har ret til at modtage oplysninger om, hvilke oplysninger Maxi Zoo behandler om ham eller hende (ret til indsigt) samt ret til at få rettet ukorrekte oplysninger om ham eller hende. I visse tilfælde har whistlebloweren også ret til at gøre indsigelse mod Maxi Zoos i øvrigt lovlige behandling af personoplysninger. Whistleblowerens rettigheder kan i visse tilfælde også begrænses, hvis det vurderes, at whistleblowerens interesse i oplysningerne er mindre vigtig end afgørende hensyn til private interesser, f.eks. hensynet til andre involverede personer samt hensynet til Maxi Zoo, hvis formålet med indsamlingen af personoplysninger er overset, hvis whistlebloweren er informeret om indsamlingen og behandlingen af personoplysninger.

Hvis whistlebloweren, en indberettet person eller andre er uenige i den måde, hvorpå hans eller hendes oplysninger behandles i forbindelse med whistleblowerordningens drift og administration, kan der indgives en klage til Datatilsynet. Yderligere oplysninger om den registreredes generelle rettigheder og yderligere oplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk.

Opbevaring og sletning af indberetninger

Indberetningerne opbevares og behandles kun så længe, som det er nødvendigt og proportionalt for at overholde kravene i whistleblowerloven.

Indberetninger, der falder uden for whistleblowerordningen, slettes normalt straks og senest 7 dage efter, at whistlebloweren (om muligt) er blevet underrettet om, at indberetningen falder uden for ordningen og ikke kan behandles. Whistlebloweren har således en rimelig mulighed for at udtale sig om dette og for at varetage sine interesser. Hvis særlige omstændigheder berettiger det, kan afviste indberetninger opbevares ud over perioden på 7 dage efter, at afvisningen er meddelt.

Anmeldelser, der falder ind under whistleblowerordningen, opbevares så længe som nødvendigt og proportionalt for at overholde Maxi Zoos forpligtelser i henhold til Whistleblowerloven. Det betyder, at sletning sker på baggrund af en løbende og konkret vurdering fra sag til sag.

I vurderingen af, om en indberetning fortsat skal opbevares, eller om den skal slettes, vil det særligt og som minimum indgå, om det er sandsynligt, at personer, der er berettiget til beskyttelse efter Whistleblowerloven, kan få behov for at dokumentere den pågældende indberetning, Maxi Zoos pligt til at følge op på indberetninger, herunder ved at sammenkæde sådanne indberetninger med tidligere modtagne indberetninger, og om der er grund til at antage, at den pågældende indberetning kan bekræftes af senere indberetninger om samme sag, f.eks. fordi der allerede er modtaget flere indberetninger om samme emne.

Der er således ingen fast frist for, hvor længe indberetningerne skal opbevares.

Beskyttelse af whistleblowere

Whistleblowere nyder efter whistleblowerloven en beskyttelse.

Beskyttelsen gælder kun, hvis whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne henhørte under whistleblowerlovens anvendelsesområde, som til svarer anvendelsesområdet for Maxi Zoos interne whistleblowerordning.

Beskyttelsen omfatter, at en whistleblower ikke må udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til Maxi Zoos whistleblowerenhed eller en ekstern whistleblowerordning (Datatilsynet). Endvidere må whistlebloweren ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger.

Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.

En whistleblower, der opfylder beskyttelseskriteriet, kan ikke ifalde ansvar for at indberette oplysninger omfattet af en lovbestemt tavshedspligt, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.

Forsøg fra Maxi Zoos ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Yderligere oplysninger

Justitsministeriet har udarbejdet en vejledning for personer, der ønsker at indgive eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower. Vejledningen giver en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven, herunder beskrivelser af whistleblowerordninger, indberetningsmuligheder. Whistleblowerens rettigheder og beskyttelse af whistleblowere. Vejledningen kan hentes på Justitsministeriets hjemmeside www.jm.dk

Kontaktoplysninger

Anmodninger om udøvelse af rettigheder i henhold til persondatalovgivningen kan rettes til Maxi Zoo ved at kontakte Linda Ellegaard via e-mail linda.ellegaard@maxizoo.dk.


Bilag 1

Eksempler på alvorlige lovovertrædelser

Overtrædelser af straffeloven, der i almindelighed vil være omfattet af anvendelsesområdet:

  • Bestikkelse, jf. straffelovens § 144.
  • Dokumentfalsk, jf. straffelovens § 171.
  • Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre m.v., jf. straffelovens § 263.
  • Tyveri, jf. straffelovens § 276.
  • Underslæb, jf. straffelovens § 278.
  • Bedrageri, jf. straffelovens § 279.
  • Databedrageri, jf. straffelovens § 279a.
  • Mandatsvig, jf. straffelovens § 280.
  • Afpresning, jf. straffelovens § 281.

Overtrædelser af særlovgivning eller anden lovgivning, der i almindelighed vil være omfattet af anvendelsesområdet:

  • Overtrædelser af skattelovgivningen.
  • Tilsidesætte af tavshedspligter.
  • Overtrædelser af lov om bogføring.
  • Overtrædelser af godskørselsloven, jf. godskørselslovens §§ 17-17 b.
  • Overtrædelser af luftfartsloven, jf. luftfartslovens § 149.
  • Tilsidesættelse af en lovbestemt handlepligt.
  • Overtrædelse af regler om magtanvendelse.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet (jf. dog nærmere nedenfor om bagatelagtige overtrædelser).
  • Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Chikane

  • Seksuel chikane, jf. ligebehandlingslovens § 1, stk. 4, jf. stk. 6.
  • Grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, farve, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

Eksempler på alvorlige forhold

Forhold der i almindelighed anses som alvorlige:

  • Tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer om f.eks. tjenesterejser, gaver eller regnskabsaflæggelse (jf. dog nærmere nedenfor om bagatelagtige overtrædelser).
  • Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
  • Særlige tilfælde, hvor mindre samarbejdsvanskeligheder indebærer store risici, og dermed udgør et alvorligt forhold.

Eksempler på oplysninger, som ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde

  • Oplysninger af bagatelagtig karakter, oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, påklædning eller accessoriske bestemmelser som f.eks. manglende overholdelse af dokumentationspligt.
  • Oplysninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold, herunder konflikter mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der henhører under det fagretlige system, medmindre der er tale om seksuel chikane eller anden form for grov chikane.